Beltorion

Kis- és középvállalkozásoknak

GDPR-dokumentáció a cégetekre szabva, használatra kész formában.

Elkészítjük a cégetek teljes adatvédelmi iratanyagát: a szabályzatot, a tájékoztatókat, a nyilvántartást és azokat az űrlapokat, amikre akkor van szükség, ha valaki kikéri az adatait vagy ha baj van. A ti működésetekre írva, a ti arculatotokkal, egy olvasható vezetői útmutatóval.

Kérek egy felmérést Mit fed le?
  • A cégetek működésére írva
  • Távoli felmérés, nincs helyszíni nap
  • A cégetek logójával és színeivel
  • Kipipálható bevezetési útmutatóval
  • Éves felülvizsgálattal

Mit tartalmaz egy GDPR dokumentációs csomag?

A GDPR dokumentációs csomag a cég valós adatkezeléséhez igazított iratok együttese: adatvédelmi szabályzat, adatkezelési tájékoztatók a weboldalra, a munkatársaknak, az álláspályázóknak és a kamerákhoz, előkitöltött adatkezelési nyilvántartás, adatfeldolgozói szerződés a külső partnerekhez, valamint az érintetti kérelmekhez és az incidenskezeléshez tartozó űrlapok. Mellette egy olvasható vezetői útmutató, amely elmagyarázza, mi ez az egész és mit kell tenni vele. Mindegyik irat a ti cégadataitokkal és a ti arculatotokkal készül el.

Kinek kell GDPR-dokumentáció?

Minden cégnek, amelyik személyes adatot kezel, és ez már akkor teljesül, ha van egy munkavállalótok, egy ügyféllistátok vagy egy weboldalatok látogatóméréssel. A GDPR 32. cikke mérethatár nélkül kötelez megfelelő biztonsági intézkedésekre, az 5. cikk (2) bekezdése pedig arra, hogy ezt igazolni is tudjátok. A dokumentáció ennek az igazolásnak az eszköze.

Röviden

Mi ez
Cégre szabott adatvédelmi dokumentáció
Kinek
Magyar kis- és középvállalkozásoknak
Testreszabás
A ti rendszereitek, felelőseitek, határidőitek
Indulás
Távoli felmérés, helyszíni nap nélkül
Átadás
Megosztott mappa, a cég arculatával
Utána
Bevezetési útmutató és éves felülvizsgálat
Jogalap
GDPR 32., 30. és 5. cikk (2), Mt. 11/A §
Készíti
Beltorion — Gazsi Viktor

Mire jó

Mire jó ez a gyakorlatban.

A GDPR-nál egy dolog számít igazán: nemcsak rendben kell működni, hanem igazolni is tudni kell, hogy rendben működtök. A dokumentáció ez az igazolás.

  • Van mit felmutatni

    Egy hatósági megkeresésnél, egy partneri átvilágításnál vagy egy pályázati ellenőrzésnél írásos, dátumozott, a valósággal egyező iratanyagot kérnek. Ez az, ami ilyenkor előkerül.

    Elszámoltathatóság, GDPR 5. cikk (2)

  • Méretre való tekintet nélkül vonatkozik rátok

    A GDPR 32. cikke minden személyes adatot kezelő cégtől megköveteli a megfelelő biztonsági intézkedéseket. Ehhez már egy munkavállaló bérszámfejtése vagy egy ügyféllista is elég.

    Nincs alsó mérethatár

  • A csapat tudja, mi a dolga

    A szabályzatokban nevesített felelősök vannak: kihez fut be egy érintetti kérelem, ki hagy jóvá, ki jelent incidenst. Ettől lesz a papírból működő folyamat.

    Nevesített felelősökkel

Van egy negyedik, nagyon gyakorlati ok is: ha kamerát üzemeltettek vagy a munkavállalói eszközhasználatot ellenőrzitek, ahhoz előzetes írásbeli tájékoztatás kell (Mt. 11/A §). Ez a csomagban készen van, a kameranyilvántartással együtt.

Mit fed le

Mindent, amire egy kkv-nak szüksége van.

Nem egyetlen szabályzatot kaptok, hanem azt a teljes anyagot, ami egy adatvédelmi témát végig visz: a belső rendet, a kifelé szóló tájékoztatókat, a nyilvántartást és azokat az űrlapokat, amikre akkor van szükség, amikor történik valami.

  • Belső rend és felelősök

    Az adatvédelmi szabályzat rögzíti, ki felel miért, hogyan kezelitek az adatokat, meddig őrzitek meg őket, és mikor kell törölni. A munkatársak megismerési és titoktartási nyilatkozatot írnak alá hozzá.

  • Tájékoztatók kifelé

    Adatkezelési tájékoztató a weboldalra a valós sütikkel és mérőkódokkal, a munkatársaknak, az álláspályázóknak, és ha van kamera, akkor a kamerákhoz is.

  • Előkitöltött nyilvántartás

    Az adatkezelési nyilvántartás nem üres táblaként érkezik, hanem a ti jelenlegi adatkezeléseitekkel, a jogalapokkal és a megőrzési időkkel együtt. Innentől csak bővíteni kell.

  • Érintetti kérelmek

    Ha valaki kikéri vagy töröltetni akarja az adatait, kész űrlap és kész válaszlevél van rá, a törvényi határidővel együtt. Nem kell improvizálni, és nem kell egyetlen levél miatt ügyvédet hívni.

  • Incidenskezelés

    Végigvezetett folyamat arra az esetre, ha baj van: mit kell megnézni, kinek kell szólni, mit kell rögzíteni, és mikor kell bejelenteni a hatóság felé a 72 órás határidőn belül.

  • Szerződések és nyilatkozatok

    Adatfeldolgozói szerződés a könyvelőtől a hírlevélküldőig, titoktartási nyilatkozat, marketing-hozzájárulás és visszavonás, valamint az érdekmérlegelési tesztek.

Olvasható vezetői útmutató

A csomag elején van egy útmutató, ami hétköznapi nyelven elmagyarázza, mi ez az egész, mi mire való, és mi az első három teendő. Mellette egy kipipálható ellenőrzőlista, amin látszik, hol tartotok, és egy döntési ábra ahhoz, hogy kell-e nektek adatvédelmi tisztviselő.

Csak ami rátok igaz

Ha van kamera, hírlevél, webshop vagy különleges adat, az ezekhez tartozó iratok is elkészülnek. Ha nincs, nem terhelünk titeket velük. A felmérésből derül ki, mi releváns, és az anyag ehhez igazodik.

Hogyan zajlik

Négy lépés, és nem kell hozzá elmennetek sehova.

  1. Felmérés

    Kaptok egy kérdőívet: milyen adatot kezeltek, milyen rendszereket használtok, van-e kamera, van-e külső adatfeldolgozó, hányan vagytok. Amit kell, telefonon tisztázunk. Ebből készül egy írásos állapotfelmérés: mi van meg, mi hiányzik, mi a sorrend, és egy tételes árajánlat.

  2. Testreszabás

    A dokumentumokat a ti valós működésetekre írjuk át: a cégadatok, a rendszerek, a felelősök és a megőrzési idők mind bekerülnek. Az adatkezelési nyilvántartás a jelenlegi adatkezeléseitekkel előkitöltve érkezik.

  3. Átadás

    Egy megosztott mappában megkapjátok a kész anyagot, a cégetek arculatával. Végigvesszük veletek, mi micsoda, és mi az első három teendő.

  4. Bevezetés és felülvizsgálat

    Az aláírások, a weboldali közzététel és a nyilvántartás elindítása a ti munkátok, és ehhez adjuk az ellenőrzőlistát. Ha változik a működés vagy a jogszabály, a csomagot frissíteni kell; erre van egy felülvizsgálati naptár az útmutatóban.

Mitől lesz cégre szabott

Ez kerül bele a ti adataitokból .

A felmérés pontosan ezeket szedi össze, és ezek különböztetik meg az anyagot egy általános szabályzatszövegtől.

  • Nevesített felelősök

    A szabályzatokban nem „az adatkezelő” szerepel, hanem az, aki nálatok tényleg csinálja: ki hagyja jóvá, kihez fut be egy érintetti kérelem, ki jelenti az incidenst.

    Ettől lesz számonkérhető

  • A ti rendszereitek

    A ténylegesen használt rendszerek és külső adatfeldolgozók névvel kerülnek be, a könyvelőtől a hírlevélküldőig, a hozzájuk tartozó adatfeldolgozói szerződésekkel.

    GDPR 28. cikk

  • Valós megőrzési idők

    Az, ameddig ti tényleg őriztek egy önéletrajzot, egy kamerafelvételt vagy egy számlát, és amihez a törlési nyilvántartás is igazodik.

    Erre kérdez rá egy ellenőrzés

  • A cégetek arculata

    A logótok és a színeitek kerülnek a fejlécbe, egységesen minden iraton, egyetlen tervezett sablonrendszerben.

    Minden dokumentumon

Kinek való

Ilyenkor érdemes belevágni.

  • Magyar kkv valós adatkezeléssel: néhány főtől néhány tucat főig, munkavállalói és ügyféladattal, esetleg kamerával vagy hírlevéllel.
  • Egy partner, egy pályázat vagy egy bank kérte, hogy legyen rendben, és most kell egy iratanyag, amit oda lehet adni.
  • Van már valami, de nem tudjátok, elég-e. A felmérés megmondja, mi van meg, mi hiányzik, és milyen sorrendben érdemes haladni.
  • Azt akarjátok, hogy kész legyen, és igaz is legyen: a ti működésetekről szóljon, ne egy általános szövegről.

Ha az informatikai biztonsági oldalt is rendezni akarjátok, arra külön szolgáltatás van, és a kettő jól kiegészíti egymást, mert az informatikai biztonsági szabályzat épp azt dokumentálja, amit a GDPR 32. cikke megkövetel.

GYIK

Gyakori kérdések

Mitől lesz ez más, mint egy letölthető minta?
Attól, hogy a felmérés után a ti adataitokkal készül el: benne vannak a rendszereitek, a felelősök, a valós megőrzési idők és a külső partnereitek, a könyvelőtől a hírlevélküldőig. Egy minta ezeket üresen hagyja, és pont ezekre kérdez rá egy ellenőrzés. A munka nagyobbik része nem a szöveg, hanem a felmérés és a testreszabás, és azt kapjátok meg készen.

Ügyvédtől kellene ezt kérni?
Ügyvédtől jogi állásfoglalást kaptok, tőlünk működő iratanyagot: kitöltött nyilvántartást, aláírható nyilatkozatokat, kész űrlapokat és egy útmutatót arról, mit kell tenni velük. A kettő nem versenyzik egymással. Ha a ti helyzetetekben egy konkrét jogi kérdés merül fel, azt jelezzük, és ügyvédhez irányítunk.

Nálunk van kamera, hírlevél és webshop is. Ez benne van?
Igen. Kamera esetén elkészül a kamerás tájékoztató, a kameraszabályzat és a hozzájuk tartozó érdekmérlegelés, hírlevélnél a hozzájárulás és a leiratkozás kezelése, webshopnál a vásárlói adatkezelés és a sütikre vonatkozó rész. A felmérésből derül ki, mi releváns nálatok, és az anyag ehhez igazodik.

Egyéni vállalkozóra vagy pár fős cégre is vonatkozik ez?
Igen. A kötelezettségnek nincs alsó mérethatára: már egyetlen munkavállaló bérszámfejtése, egy ügyféllista vagy egy látogatómérős weboldal is személyes adatok kezelése. Kis cégnél a felmérés rövidebb és az anyag gyorsabban kész, de ugyanúgy szükség van rá.

Mennyi munka ez nekünk?
A nagyját elvisszük: a felmérés kiértékelése, a szövegek testreszabása és a nyilvántartás előkitöltése nálunk van. Nálatok a kérdőív kitöltése marad, utána a nyilatkozatok aláíratása, a tájékoztató kitétele a weboldalra és a nyilvántartás elindítása. Mind kipipálható lépésként szerepel az útmutatóban, sorrendben.

Mi történik, ha valaki kikéri vagy töröltetni akarja az adatait?
Erre kész űrlap és kész válaszlevél van a csomagban, a törvényi határidővel együtt: a kérelemre egy hónapon belül kell érdemben válaszolni. Így nem kell improvizálni, és nem kell egyetlen levél miatt külön segítséget kérni.

Mi van, ha adatvédelmi incidensünk van?
A csomag tartalmazza a teljes folyamatot: mit kell megnézni, kinek kell szólni, mit kell rögzíteni, és mikor kell bejelenteni a hatóság felé a 72 órás határidőn belül. Ehhez kész nyilvántartó lap és kész bejelentő sablon tartozik. A tényleges eset végigvitelében, ha kell, külön segítünk.

Kell nekünk adatvédelmi tisztviselő (DPO)?
A legtöbb kkv-nak nem. Akkor kötelező, ha közhatalmi szervről van szó, ha a fő tevékenység nagy léptékű, rendszeres megfigyelés, vagy ha nagy léptékben kezeltek egészségügyi, biometrikus vagy bűnügyi adatot. A csomagban van egy döntési ábra, amin végigmenve ez néhány perc alatt eldől.

Kell regisztrálni valahova az adatkezelést?
Magát az adatkezelést nem: a korábbi általános NAIH-adatvédelmi nyilvántartásba vételt eltörölték, előzetes bejelentés nincs. A hatóság felé két esetben marad bejelentési kötelezettség: adatvédelmi incidensnél 72 órán belül, illetve ha adatvédelmi tisztviselőt neveztek ki, akkor az ő nevéről és elérhetőségéről. Mindkettőre kész folyamat van a csomagban.

Egyszer elkészül, és utána évekig jó?
Amíg a működésetek nem változik, igen. Ha új rendszert vezettek be, új adatkört kezdtek kezelni, kamerát szereltek fel vagy változik a jogszabály, a dokumentációt frissíteni kell. Ehhez felülvizsgálati naptár tartozik a csomaghoz, és a frissítésben is tudok segíteni.

Kezdjük a felméréssel.

Írj néhány sort arról, mivel foglalkoztok és hányan vagytok. Küldjük a kérdőívet, és a válaszaitokból megkapjátok írásban, mi van meg, mi hiányzik, milyen sorrendben érdemes haladni, és egy tételes ajánlatot.

Kérek egy felmérést Megnézem az IBSZ-t is

A felmérés önmagában is használható dokumentum, és beszámít a csomagba.